2. DEFINICION Y CLASIFICACIONES
2.1 DEFINICIONES:
Para efectos de esta norma se establecen la siguientes:
2.1.1 Acta: documento en el que consta lo sucedido, tratando, y acordado en una reunion.
2.1.2 Acta no registrada: documento que constituye la memoria de reuniones o actos administrativos.
2.1.3 Acta registrada: documento que corresponde a reuniones de sociedades anónimas limitadas, en comandita, consejos y juntas directivas , que obliga a cumplir condiciones especificas de la entidad competente.
2.1.4 Convocatoria: acuerdo de fecha para la siguiente reunión.
2.1.5 Denominacion del documento: nombre que identifica el acta.
2.1.6 Desarrollo: descripción de los asuntos tratados en una reunión.
2.1.7 Encabezado: linea de identificación para indicar la continuidad de un documento.
2.1.8 Espacio: distancia horizontal de escritura.
2.1.9 Hora: registro del tiempo en que se inicia y termina la reunion.
2.1.10 Incapaz: persona que no tiene facultad legal para ejecutar actos civiles o que carece de aptitud legal para determinado acto juridico o para contraer obligaciones por si misma.
2.1.11 Interlinea: distancia vertical entre dos renglones. Por extension se le denomina renglon.
2.1.12 Naturaleza de la reunión: carácter de ordinaria o extraordinaria.
2.1.13 Número: identificación consecutiva del documento.
2.1.14 Orden del día: relación de temas que se han de tratar en una reunión.
2.1.15 Razón social: nombre que identifica a una empresa.
2.1.16 Renglón: serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.
2.1.17 Titulo: denominación especifica del nombre de la reunión.
2.2 CLASIFICACIÓN
Las actas se clasifican en: registradas y no registradas.
3.REQUISITOS
3.1 REQUISITOS GENERALES
3.1.1 Márgenes
Superior entre 3cm y 4cm
Inferior entre 2cm y 3cm
Lateral izquierdo entre 3cm y 4cm
Lateral derecho entre 2cm y 3cm
Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2cm y 3cm.
3.1.2 Titulo: toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además, se debe aclarar cuando el carácter de la reunión sea extraordinario.
3.1.3 Numeración:
Las actas registradas de sociedades mercantiles se numeran de manera consecutiva y sin interrupción. En las actas de comités internos, pueden iniciarse numeración cada año.
3.1.4 Presentacion.
Las actas se pueden presentar en hojas sueltas o en libros que se destinen para el efecto.
Las actas de asambleas o juntas directivas se pueden llevar en el mismo libro y en tal caso se distinguen cada acta con el nombre del organismo y con la numeracion continua para cada uno.
3.1.5 Redacción:
3.1.5.1 Se redactan en pasado.
3.1.5.2 Ningun párrafo del acta se inicia con gerundio.
3.1.5.3 El acta no se debe redactar en lenguaje telegrafico; tampoco debe presentar errores tecnicos, ortograficos, gramaticales ni de puntuación.
3.1.6 Paginas Subsiguientes:
Para las paginas subsiguientes en las actas administrativas se establece los siguientes requisitos:
3.1.6.1 Se utiliza papel de la misma calidad, color y tamaño que el de la primera hoja y que no tenga impresion alguna.
3.1.6.2 El encabezado se situa entre 2 cm y 3 cm del borde superior, contra el margen izquierdo y con mayuscula incicial. se identifica el documento con el nombre de la reunion y el numero correspondiente separados por guión. En la misma línea contra el margen derecho se escribe el número de la página, sin precedirlo de simbolo (#) ni la abreviatura (N°).
3.2 REQUISITOS ESPECÍFICOS.
3.2.1 Razón Social:
En el margen superior de la primera página va la razon social, impresa o escrita.
3.2.2 Fecha, hora y lugar:
Fecha: contra el margen izquierdo, a tres interlineas de la denominacion del docuemnto se escribe la palagra FECHA, en mayuscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la ciudad donde se ha realizado la reunión y la fecha completa (dia, mes y año), separado por coma (,).
Hora: Contra el margen izquierdo de 1.5 a 2 interlíneas de la fecha se digita la palabra HORA, en mayúscula sostenida, y seguida de dos puntos (:). Al frente se anotan la hora de inicio y de finalización de la reunion.
LUGAR: Contra el margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlineas de la hora se anotna la palabra LUGAR , en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se anotan el sitio de la reunion.
3.2.3 Asistentes y ausentes
ASISTENTES, en mayuscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se escribe la relacion de nombres con mayúscula inicial, a interlineacion sencilla. El cargo que desempeña cada uno en la reunión se separa del nombre con coma (,) y se sigue el orden jérarquico establecido para la reunión.
AUSENTES, Contra el margen izquierdo con mayuscula sostenida y seguida de dos puntos (:) se anota la palabra AUSENTES, si los hay, de 1.5 a 2 interlineas del ultimo nombre. Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no.
3.2.4 Orden del dia:
Contra el margen izquierdo, a tres interlineas del ultimo nombre y con mayuscula sostenida se escribe la palabra ORDEN DEL DIA seguida de dos puntos (:). De 1.5 a 2 interlineas y contra el margen izquierdo, se enumeran los temas motivo de la reunión, con mayuscúla inicial identificandolos con números arábigos.
Si el tema requiere de dos o más renglones, el segundo y subsiguientes se escriben contra el margen izquierdo .
3.2.5 Desarrollo:
Contra el margen izquierdo ,a tres interlíneas del ultimo tema y con mayúscula sostenida se escribe la palabra DESARROLLO seguida de dos puntos (:). A dos inbterlines de este enuinciado y contra el margen izquierdo se inicia el primer tema identificandolo con número arabigo y escritura en negrilla si se desea resaltar.
A dos interlineas del título del tema se inicia el desarrollo del texto correspondiente, escrito a interlineación senciulla entre renlones y doble entre párrafos.
3.2.6 Convocatoria:
Si se programa una nueva reunión , se escribe la palabra CONVOCATORIA contra el margen izquierdo y con mayúscula seguida de punto (.), a tres interlíneas del último renglón del texto. A continuación se anotan la fecha y hora de la proxima reunión. En caso de cambio de sede se incica el lugar.
3.2.7 Firma, Nombre y Cargo:
El nombre completo de los fimantes responsables se escribe en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial, de cuatro a seis renglones a partir de la última linea del acta. el cargo se anota a interlineación sencilla del nombre, con mayúscula y sin centrar.
Los nombres y cargos de los firmantes autorizados se reparten de manera que el de mayor jerarquia quede contr el margen izquierdo y el que le sigye. y en el mismo renglón hacia la derecha.
3.2.8 ASPECTOS GENERALES
3.2.8.1 Toda acta expresa lo tratado en una reuninón sin describir detalles intrascendentes. Los párrafos deben ser concisos
